Como realizar a importação de contatos em massa (Lote)

A importação em lote é a ferramenta que elimina o gargalo do cadastro manual, permitindo que você ganhe escala imediata. Ao dominar esse processo, você garante que sua base de dados seja populada com precisão, assegurando que a equipe de atendimento tenha todas as informações necessárias para performar desde o primeiro contato.

Pré-requisitos

Permissão necessária: Importação de Contatos O usuário responsável por executar este tutorial precisa ter ativa a permissão de Importação de Contatos. Caso essa opção não esteja disponível no seu perfil, solicite a liberação ao administrador da plataforma antes de prosseguir.

Preparação do arquivo para importação: O sucesso da sua importação depende diretamente da qualidade do arquivo utilizado. O SZ.chat processa listas em formato CSV para garantir a integridade das informações. Antes de prosseguir com o upload, acesse o tutorial de como preparar seu arquivo para garantir que os dados estejam estruturados corretamente.

Campos personalizados criados: Os Campos Personalizados devem ser criados previamente para que as informações específicas da operação sejam salvas corretamente durante a importação. Se ainda não configurou esses campos, veja como criar Campos Personalizados antes de prosseguir com este processo.

Importando contatos

Para acessar a área de importação de contatos, utilize o menu lateral esquerdo e navegue até Configurações > Importar contatos, como mostra a imagem abaixo.

Para iniciar um novo processo de importação, clique no ícone “+”, localizado no canto inferior direito da tela.

Será exibida uma janela com o processo de importação, conforme ilustrado na imagem abaixo.

O primeiro passo é selecionar o arquivo previamente preparado conforme as orientações de como gerar um arquivo para importação. Após um breve processamento, será exibido um modal para que você confirme as configurações do arquivo antes de concluir a importação.

Selecione o delimitador: defina o caractere que informa ao sistema onde uma coluna termina e a próxima começa — normalmente vírgula (,) ou ponto e vírgula (;). Essa configuração garante que os dados sejam interpretados corretamente, preservando a organização e evitando falhas na importação.

Selecione o encapsulamento: define o caractere (geralmente aspas duplas "") que envolve e protege o conteúdo de uma célula, especialmente quando há vírgulas ou ponto e vírgula no texto.

Mapa de caracteres: define a codificação do arquivo (como UTF-8 ou ISO-8859-1), garantindo que acentos e caracteres especiais sejam interpretados corretamente pelo sistema e evitando erros na importação.

##Dica

Caso tenha dificuldade ao preencher os campos acima, consulte o tutorial sobre como criar o arquivo CSV. Nele, todas as configurações são explicadas em detalhes para garantir uma importação correta e sem inconsistências.

Após definir as configurações do arquivo CSV, você será direcionado para a etapa de Mapeamento. Nessa fase, é necessário indicar em quais campos do SZ.chat as informações do arquivo deverão ser salvas, garantindo que cada dado seja direcionado corretamente dentro do sistema.

Normalmente, o de e-mail é reconhecido automaticamente pelo sistema. As demais informações você deve selecionar manualmente. Ao clicar na seta ao lado do título de cada coluna, o sistema exibirá a lista de campos disponíveis. Basta selecionar em qual campo a informação deve ser salva ou escolher a opção “Não importar” caso deseje desconsiderar a coluna.

##Importante

Alguns campos exigem uma formatação específica para que o sistema reconheça corretamente as informações. Por isso, valide as orientações no tutorial sobre como criar o arquivo CSV e certifique-se de que todos os campos estejam configurados no padrão correto antes de concluir a importação.

##Atenção

Ao visualizar as informações na tela de mapeamento, fique atento a possíveis inconsistências, como nos exemplos abaixo. Elas podem indicar que o arquivo CSV foi configurado incorretamente ou que alguma das opções definidas nas configurações — Delimitador, Encapsulamento ou Mapa de caracteres — não corresponde ao padrão utilizado no arquivo. Validar esses pontos garante uma importação precisa, preserva a integridade dos dados e evita retrabalho na operação.

No caso acima, o delimitador de campo foi selecionado incorretamente, o que comprometeu a leitura das colunas pelo sistema.

No caso acima, é provável que um delimitador esteja no meio do nome, deslocando o Sobrenome para a coluna de telefone e desorganizando os campos.

Após associar os campos às colunas, observe que o sistema altera as cores: o fundo vermelho desaparece e a coluna passa a ficar branca, indicando que o mapeamento está correto. Se todas as colunas estiverem validadas, basta clicar em “Avançar” para concluir a etapa.

Nesse momento, você será redirecionado para a terceira etapa da importação em lote. Agora, é hora de definir as configurações gerais para iniciar a importação.

Nome da importação: Defina um nome claro e estratégico para identificar facilmente essa importação na lista futuramente.

Grupos de contato: Selecione os grupos de contato que você deseja aplicar a lista que está importando. Você pode selecionar múltiplos grupos e ainda tem a opção de criar um novo grupo clicando no “+”.

Caso o registro exista, aplique as opções abaixo:

O sistema utiliza o campo de e-mail como identificador único. Se o e-mail já estiver cadastrado na plataforma, você deverá definir como a importação irá combinar os dados existentes com as novas informações que estão sendo enviadas.

• Não fazer nada: Nesse caso, o registro (linha) do CSV será ignorado e os dados não serão salvos na plataforma.

• Preencher caso o valor do campo esteja vazio: Nesse caso os dados do CSV serão salvos somente se não existir a informação na plataforma (isso é definido campo a campo).

• Sobrecrever valores com os do arquivo: Atualiza os dados do contato com base nas informações presentes no CSV, substituindo os campos correspondentes na plataforma. Caso exista algum dado já cadastrado que não esteja mapeado na importação, ele será mantido.

Ativar o OPT-IN para todos os contatos: Ao ativar essa informação, você está dizendo para o sistema que todas as pessoas que estão sendo cadastradas solicitaram o cadastro no seu sistema.

## Informação

O Opt-in é a autorização formal e explícita dada pelo cliente para receber comunicações da sua marca via canais digitais.No ecossistema de mensageria profissional (como o WhatsApp API), o Opt-in é o pilar da sua governança e segurança: ele garante que sua base de contatos é qualificada e realmente deseja interagir com sua empresa. ⚠️ Marcar contatos como Opt-in sem que exista autorização formal pode gerar consequências severas para sua operação, como bloqueio do número oficial e comprometimento da reputação da sua marca.Se você não tem certeza de que toda a base possui autorização válida, mantenha a opção de Opt-in desmarcada durante a importação. Isso protege sua performance e evita riscos desnecessários à sua operação.

##Dica

Como a configuração de Opt-in é aplicada globalmente para todo o arquivo durante o processo de upload, você deve separar sua base de contatos em duas planilhas distintas antes de iniciar: uma para usuários que já autorizaram o contato (Opt-in Ativo) e outra para aqueles que ainda não o fizeram. Essa organização evita que você conceda permissões indevidas em massa ou bloqueie comunicações legítimas, garantindo que sua operação esteja em total conformidade com as regras de privacidade e protegendo sua conta contra denúncias de spam.

Após definir todas as opções, clique no botão “Iniciar importação” para dar início ao processamento e cadastrar os registros na plataforma.

Essa tela confirma que o processo de importação foi iniciado. Ao clicar em “Ver histórico de importação”, você será direcionado para a lista de importações, onde poderá acompanhar o andamento do processamento e visualizar o resultado.

Na lista de importações você pode ver o resultado do processo:

• Status: Estado atual da importação, se está em andamento, se teve alguma falha ou se está completo.

• Registros: Corresponde ao total de linhas (contatos) presentes no arquivo CSV importado.

• Importados: Quantos novos contatos foram criados.

• Ignorados: São os registros que foram ignorados durante o processo.

• Atualizados: São os contatos existentes na plataforma que foram atualizados com as informações do CSV.

• Erros: Indica quantos registros apresentaram inconsistências e precisam ser corrigidos antes de serem importados. Ao passar o mouse sobre o indicador de status, um tooltip exibirá mais detalhes sobre o motivo do erro, permitindo ajustes rápidos e maior eficiência na validação da base.

Agora, sua lista de contatos na plataforma já estará atualizada com os novos registros importados, garantindo uma base organizada e pronta para uso na sua operação.